Tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan ja henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Etelä-Pohjanmaan Ensi- ja turvakotiyhdistys ry:n asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille, henkilökunnalle, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille.

Tiivistelmä henkilötietojen käsittelystä:

Henkilötietojen käsittelijä
Etelä-Pohjanmaan Ensi- ja turvakotiyhdistys ry
Taipaleentie 3B
61800 Kauhajoki

Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa
Toiminnanjohtaja
Sari Tumelius
sari.tumelius@enstu.fi
050 405 2136

Kenen tietoja käsittelemme?
Asiakkaat
Jäsenet
Palveluntoimittajat
Sidosryhmät
Henkilökunta
Vapaaehtoiset
Työnhakijat

Mistä saamme tiedot?
Asiakkaan tiedot saamme asiakkaalta itseltään tai kunnan sosiaalityöntekijältä
Potentiaalisen asiakkaan tiedot julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä
Palveluntoimittajan tiedot saadaan tältä itseltään
Sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään
Henkilökuntaan kuuluvan tiedot tältä itseltään
Vapaaehtoisten tiedot tältä itseltään
Rekrytointiin osallistuvan tiedot tältä itseltään

Henkilötietojen suojaus periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Asiakkaiden henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa toimistotiloissa, joihin pääsy on vain rajatusti Etelä-Pohjanmaan Ensi- ja turvakotiyhdistyksen henkilökunnalla.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot
Etelä-Pohjanmaan Ensi- ja turvakotiyhdistys on suojannut henkilötiedot tarvittavin tietoturvakeinoin. Tietoihin pääsyä on rajattu ja käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Jokainen tietoja käsittelevä on allekirjoittanut salassapitosopimuksen.

Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?
Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on
olemassa.

Asiakkaan tiedot säilytetään asiakkuuden ajan lisäksi seuraavan kalenterivuoden toukokuun loppuun saakka toiminnan tilastoinnista johtuen.

Palveluntoimittajan tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä.

Sidosryhmien kohdalla poistamme tiedot 12 kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä.

Henkilökunnan tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla, esimerkiksi palkkakirjanpitoa 10 vuotta.

Rekrytointiin osallistuneen tiedot poistetaan 12 kuukauden kuluessa prosessin päättymisestä.

Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki.
Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.4.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja.

Henkilötietojasi voidaan säilyttää pidempään myös tilanteissa, joissa ne ovat osa erityisen tärkeitä asiakirjoja. Säilytämme 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat. Syynä on vahingonkorvausvelvollisuuden vanhenemisaika: velvollisuus yleensä päättyy kymmenessä (10) vuodessa vahingon sattumisesta tai sen havaitsemisesta lukien.
 
Näitä tietoja käsittelemme
Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, tai jotka ovat saatavilla julkisesti, esimerkiksi:
Nimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Työnantaja
Henkilötunnus
Ammattinimike
 
Oikeutesi
Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
 
Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita,
sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa
henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei
ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme
kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos
katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada jäsenrekisteriin talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa.

Henkilötietoihin liittyviin pyyntöihin vastaa toiminnanjohtaja Sari Tumelius.
 
Kuka muu käsittelee tietojasi?
Ostopalvelusopimusten kohdalla asiakastiedot toimitetaan ostajataholle asiakkuuden päätyttyä. Tietotekniikkajärjestelmien palveluntarjoajilla on mahdollisten ongelmatilanteiden varalta pääsy järjestelmiin.