Tietosuojaseloste

Päivitetty 13.8.2020

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan ja henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Tampereen ensi- ja turvakoti ry:n asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille, henkilökunnalle, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.

Henkilötietojen käsittelijä
Tampereen ensi- ja turvakoti ry
Y-tunnus: 0206113-0
Osoite Mutkakatu 38 B, 33500 Tampere

Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa

Lapsiperheiden palvelut

Ensikoti
Mutkakatu 38 B, 33500 Tampere
Ensi- ja turvakotipalveluiden johtaja Jenni Karsio
Sosiaalityöntekijä Tiia Mäenpää
Ensikodin ohjaajat

Mutkakadun turvakoti
Mutkakatu 38 B, 33500 Tampere
Ensi- ja turvakotipalveluiden johtaja Jenni Karsio
Sosiaalityöntekijä Milka Suuniittu-Sakari
Ohjaajat

Hämeenkadun turvakoti
Hämeenkatu 7, 33100 Tampere
Ensi- ja turvakotipalveluiden johtaja Jenni Karsio
Sosiaalityöntekijä Elina Liikanen
Ohjaajat

Perhekulma Puhuri
Tapaamispaikka, vanhemmuustyö, lapsityö, mieskaveritoiminta, uniohjaus
Puutarhakatu 11 C, 2. kerros, 33210 Tampere
Avopalveluiden johtaja Jaana Vaittinen
Ohjaajat

Perhetuvat
Annantupa, Keskisenkatu 6 A 36, 33710 Tampere
Linnainmaatupa, Piettasenkatu 41 B 25, 33580 Tampere
Hervantatupa, Pietilänkatu 20 B 17, 33720 Tampere
Avopalveluiden johtaja Jaana Vaittinen
Ohjaajat

Pikku-Miina
Pohjolankatu 25, Liiketila A1, 33500 Tampere
Avopalveluiden johtaja Jaana Vaittinen
Ohjaajat

Aggredi Pirkanmaa
Puutarhakatu 11, liiketila 1, 33210 Tampere
Avopalveluiden johtaja Jaana Vaittinen
Hanketyöntekijät

Ikäihmisten palvelut

Petsamokodin asumispalvelut
Mutkakatu 38 B, 33500 Tampere
Ikäihmisten palveluiden esimies Miia Turkki
Vastaava sairaanhoitaja
Lähihoitajat

Petsamokodin kuntouttava päivätoiminta
Mutkakatu 38 B, 33500 Tampere
Ikäihmisten palveluiden esimies Miia Turkki
Ohjaajat

Petsamokodin jaksomuotoinen kuntouttava päivätoiminta
Mutkakatu 38 B, 33500 Tampere
Ikäihmisten palveluiden esimies Miia Turkki
Ohjaajat ja Fysioterapeutti

Hallinto

Mutkakatu 38 B, 33500 Tampere
Toiminnanjohtaja Maria Länsiö
Henkilöstöjohtaja Jaana Jyrä
Talousjohtaja Marika Janhunen

Kaikissa palveluita tuottavissa yksiköissä on lisäksi sijaisia. Sijaisten kohdalla varmistetaan tietosuoja vastaavalla tavalla kuin ohjaajilla.

Kenen tietoja käsittelemme? 

Asiakkaat
Jäsenet
Potentiaaliset jäsenet
Palveluntoimittajat
Sidosryhmät
Henkilökunta
Työnhakijat
Verkkosivujen kävijät
Opiskelijat

Mistä saamme tiedot?

Asiakkaan tiedot saamme asiakkaalta itseltään tai kunnan sosiaalityöntekijältä
Potentiaalisen asiakkaan tiedot julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä
Palveluntoimittajan tiedot saadaan tältä itseltään
Sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään
Henkilökuntaan kuuluvan tiedot tältä itseltään
Rekrytointiin osallistuvan tiedot tältä itseltään

Kuinka kauan käsittelemme tietojasi? 

Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Asiakkaan kohdalla tämä tarkoittaa asiakkuuden voimassaoloaikaa.

Asiakkuuden päätyttyä käsittelemme tietoja esimerkiksi silloin, kun asiakas pyytää kirjauksiaan turvakotijakson päätyttyä, THL tai kunnan sosiaalitoimi pyytää asiakirjoja tai tietoja niistä turvakotiasiakkaiden kohdalla. Muiden asiakkuuksien kohdalla kunnat omistavat asiakkaiden asiakirjat, jotka toimitetaan kuntaan ja poistetaan yhdistyksen asiakastietojärjestelmästä asiakkuuden päätyttyä.

Palveluntoimittajan tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä.

Sidosryhmien kohdalla poistamme tiedot 12 kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä.

Henkilökunnan tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla, esimerkiksi palkkakirjanpitoa 10 vuotta.

Rekrytointiin osallistuneen tiedot poistetaan 12 kuukauden kuluessa prosessin päättymisestä.

Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.4.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja. Henkilötietojasi voidaan säilyttää pidempään myös tilanteissa, joissa ne ovat osa erityisen tärkeitä asiakirjoja. Säilytämme 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat. Syynä on vahingonkorvausvelvollisuuden vanhenemisaika: velvollisuus yleensä päättyy kymmenessä (10) vuodessa vahingon sattumisesta tai sen havaitsemisesta lukien.

Näitä tietoja käsittelemme

 Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, tai jotka ovat saatavilla julkisesti, esimerkiksi:

Nimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Työnantaja
Henkilötunnus
IP-osoite
Ammattinimike

Asiakastyöhön kuuluvia tietoja, esim. terveystietoja, käsitellään Pegasos- ja Sofia-tietojärjestelmissä. Näistä palveluntuottajan omat tietosuojaselosteet.

Oikeutesi

Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.

Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Suoramarkkinointikielto: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Tampereen ensi- ja turvakoti ry ei luovuta ilman suostumustasi henkilötietojasi tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.

Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada jäsenrekisteriin talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa.

Henkilötietoihin liittyviin pyyntöihin vastaa toiminnanjohtaja Maria Länsiö tai selosteessa mainitut johtajat ja sosiaalityöntekijät.

Miksi käsittelemme tietojasi?

 Tampereen ensi- ja turvakoti ry käsittelee useiden ihmisryhmien henkilötietoja. Pääosin käsittelyn tarkoituksena on asiakastyö.

Tampereen ensi- ja turvakoti ry:n yhteistyökumppanit voivat myös kohdistaa asiakkaisiin markkinointia, jos asiakas on tähän suostunut. Muista kuin asiakkaistamme keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa.

Asiakassuhteen hoitaminen
Viranomaisten kanssa toiminen
Markkinointi
Sidosryhmätoiminta

Kuka muu käsittelee tietojasi?

 Tampereen ensi- ja turvakoti ry käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan ainoastaan laadukkaita palveluntoimittajia, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Toimittajia ovat vuonna 2020 mm.:

Tampereen kaupunki
Muut Suomen kunnat ja kaupungit
Muiden kaupunkien ja kuntien sosiaalitoimi
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
Netproce
Ensi- ja turvakotien liitto
STEA
TE-toimisto
Tilintarkastus ja konsultointi Juha Järvisalo Oy
Tilintarkastus Tapio Lehtinen Oy
Pirte Oy (työterveys)
Tietokeskus Oy
Rödl&Satakerta oy

Kuinka suojaamme tietosi?

Suojaamme internetyhteyden (https)
Käytämme henkilötietoja koskevaan viestintään salattua sähköpostia
Käytämme palomuuria
Rajaamme rekisteriin pääsyn henkilöihin, jotka sitä tarvitsevat
Sitoutamme henkilökunnan salassapitosopimuksilla