Rekisteri- ja tietosuojaselosteet

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kaapatut Lapset ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 15.5.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Kaapatut Lapset ry, Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki
puh. 050 3392 421
s-posti: toimisto(at)kaapatutlapset.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Torsti Henttinen
s-posti: toimisto(at)kaapatutlapset.fi
puh. 050 3392 421

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri (jäsenrekisteri, jäsentiedoterekisteri ja jäsenmaksulista)

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

• henkilön suostumus
• yhdistyslaki 503/1989 (3. Luku, 11 §) ja muut soveltuvat lait
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu jäsenasioiden hoitamiseksi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää jäsentietoja yhdistyksen toimintaa varten: mm. jäsenmaksujen laskutus, jäsenelle sähköpostitse lähetettävät tapahtumatiedotteet ja kuukausittaiset jäsentiedotteet esim. yhdistyksen kokouksista ja muista ajankohtaisista asioista sekä jäsenlehtien postitus.

5. Rekisterin tietosisältö

Kun henkilö liittyy Kaapatut Lapset ry:n jäseneksi, hänestä tallennetaan seuraavat tiedot:

1. Kattojärjestömme Ensi- ja turvakotien liiton (ETKL) keskitetty jäsenrekisteri (Avoine Oy:n hallinnoima Sense-jäsenrekisteriohjelma): Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, liittymispäivä, jäsenyyden tyyppi ja luottamustoimet yhdistyksessä. Alle 18-vuotiaista jäsenistä tallennamme nimen, paikkakunnan ja syntymävuoden jäsenen vanhemman tietojen yhteyteen.
2. Jäsenmaksulista: Nimi, liittymisvuosi ja tiedot maksetuista jäsenmaksuista.
3. Jäsentiedoterekisteri (MailChimp-sähköpostipalvelun kautta lähetettävät kuukausi- ja tapahtumatiedotteet): Sähköpostiosoite ja nimi.

Tietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai soveltuvan lain velvoittaman ajan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saamme jäsenen omalla ilmoituksella mm. www-lomakkeilla lähetetyistä jäseneksi liittymislomakkeista, viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Osoitetiedot päivittyvät Sense-jäsenrekisteriin automaattisesti väestötietojärjestelmästä, ellei jäsen ole asettanut kyseisessä järjestelmässä tietojenluovutuskieltoa. Lisäksi voimme saada osoitepäivityksiä kattojärjestöltämme Yhden Vanhemman Perheiden liitolta (YVPL).

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

ETKL saa jäsenlehtensä (Enska) postitusta varten jäsenen osoitetiedot suoraan keskitetystä Sense-jäsenrekisteriohjelmasta (ks. ohjelman tietosuojaseloste). Ilmoitamme jäsenen nimen ja yhteystiedot YVPL:lle heidän jäsenlehtensä (Muuttuva Perhe) postitusta varten, mikäli jäsen on antanut siihen suostumuksensa jäseneksi liittymisen yhteydessä. Luovutamme tarvittavat osoitetiedot kirjapainolle Toivo – tiedotuslehtemme postittamiseksi.

Sähköpostitse lähetettävät tiedotteet lähetetään MailChimp-palvelun kautta, joten yhteystiedot (sähköpostiosoite ja nimi) siirtyvät EU:n ulkopuolelle. Palvelu noudattaa USA:n ja EU:n välistä yksityisyydensuojan sertifikaattia. Ks. lisää MailChimpin tietoturvasta ja yksityisyydensuojasta.

Digitaalisessa muodossa oleva jäsenmaksulistamme sijaitsee OneDrive-pilvipalvelussa, joten tiedot voivat siirtyä EU:n ulkopuolelle. Ks. Microsoftin tietosuojalauseke.

Voimme luovuttaa jäsenen nimen ja paikkakunnan niitä pyytäville toisille jäsenille. Nämä tiedot on tultava katsomaan toimistollemme.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsen- ja jäsenmaksutietorekisteriämme ei säilytetä manuaalisesti. Käsittelemme digitaalisessa muodossa olevaa rekisterejämme salasanoin, asianmukaisin tietoturvaohjelmin ja palomuurein suojatuissa tietokoneissa. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Ks. myös Sense-jäsenrekisteriohjelman suojauksen periaatteet tarkemmin ohjelman tietosuojaselosteesta.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee esittää henkilökohtaisesti tai lähettää kirjallisesti postitse tai sähköpostitse rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

Postiosoite:
Kaapatut Lapset ry, jäsenrekisteriasiat
Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki

S-posti: toimisto@kaapatutlapset.fi, viestiaiheeksi ”Jäsenrekisteriasiat”

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan asiakkaalle ja/tai oikaisemaan virheelliset tiedot viivytyksettä tai vähintään EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterinpitäjällä on yllä mainittuun lakiin ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun viitaten sekä velvollisuus säilyttää rekisterissä olevan henkilön yhteystiedot, että oikeus rajoittaa jäsenen oikeutta pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).

Rekisteröidyillä on kuitenkin oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa:

• jäsen voi pyytää milloin tahansa yhteystietojensa poistamisen yhdistyksen sähköpostilistoilta (jäsen- ja tapahtumatiedotteet) tai kieltää paperisten tiedotteiden ja/tai yhdistyksen Toivo-jäsenlehden jakelun
• jäsen voi kieltää osoitetietojensa välittämisen YVPL:lle jäsenlehden postitusta varten sekä kieltää ETKL:n jäsenlehden postituksen ja/tai milloin tahansa peruuttaa aiemmin antamansa luvan.

Pyynnöt tulee esittää henkilökohtaisesti tai lähettää kirjallisesti postitse tai sähköpostitse rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

Postiosoite:
Kaapatut Lapset ry, jäsenrekisteriasiat
Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki

S-posti: toimisto@kaapatutlapset.fi, viestiaiheeksi ”Jäsenrekisteriasiat”

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan asiakkaalle viivytyksettä tai vähintään EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kaapatut Lapset ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 31.5.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Kaapatut Lapset ry, Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki
puh. 050 3392 421
s-posti: tarja.raisanen(at)kaapatutlapset.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tarja Räisänen
s-posti: tarja.raisanen(at)kaapatutlapset.fi
puh. 044 2626 662

3. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri (Asiakastietorekisteri ja asiakasyhteystietorekisterit)

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

• henkilön suostumus
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakastietojen säilyttämiseksi ja yhteyden pitämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää ajanmukaisia tietoja yhdistykseen yhteyttä ottaneista henkilöistä tiedonkulun sujuvoittamiseksi työntekijöiden välillä sekä yhteydenpidon mahdollistamiseksi asiakkaisiin. Lisäksi asiakastietojärjestelmään tallennettuja tietoja hyödynnetään tilastoinnissa ja raportoinnissa sekä yhdistyksen oman toiminnan kehittämisessä ja arvioinnissa, että toiminnan rahoittajalle eli STEA:lle (Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskus) tehtävässä raportoinnissa. Kyseiset tilastotiedot eivät sisällä tunnistetietoja yksittäisestä henkilöstä. Yhteystietojen avulla tiedotamme yhdistyksen vertaistuesta ja tapahtumista.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakastietorekisteri (Netproce Oy:n hallinnoima SofiaCRM-asiakastietojärjestelmä):

• Asiakkaan henkilötiedot: nimi, osoite, osoitteen turvakielto, puhelinnumero, sähköpostiosoite, perhesuhteet ja kansalaisuus.
• Asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja tiedot asiakkaan elämäntilanteesta.

Asiakasyhteystietorekisterit (MailChimp-sähköpostipalvelun tai Outlook-sähköpostiohjelman kautta lähetettävät kuukausi- ja tapahtumatiedotteet):

• Sähköpostiosoite ja nimi.

Tietoja säilytetään SofiaCRM-asiakastietojärjestelmässä vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi.
Järjestelmän käytöstä tallentuu lokitiedot.

Asiakasyhteystietorekisterien tietoja säilytetään niin kauan, kun henkilö haluaa vastaanottaa yhdistykseltä sähköpostia.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saamme asiakkaan tai häntä edustavan tahon omalla ilmoituksella viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas tai häntä edustava henkilö luovuttaa tietoja. Tietojen tallentaminen asiakasrekistereihin perustuu asiakkaan suostumukseen.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Sofia-asiakasrekisterijärjestelmään tallennettuja tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ellei asiakas itse sitä pyydä.

MailChimp-sähköpostipalvelussa säilytettävät yhteystiedot (sähköpostiosoite ja nimi) siirtyvät EU:n ulkopuolelle. Palvelu noudattaa USA:n ja EU:n välistä yksityisyydensuojan sertifikaattia. Ks. lisää MailChimpin tietoturvasta ja yksityisyydensuojasta.

Outlook-sähköpostiohjelmassa säilytettävät yhteystiedot (sähköpostiosoite ja nimi) voivat siirtyä EU:n ulkopuolelle. Ks. Microsoftin tietosuojalauseke.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käsittelemme rekisterejämme salasanoin, asianmukaisin tietoturvaohjelmin ja palomuurein suojatuissa tietokoneissa. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

SofiaCRM-asiakastietojärjestelmään tallennettuja tietoja pääsevät käsittelemään vain siihen oikeutetut yhdistyksen asiakastyötä tekevät työntekijät (toiminnanjohtaja ja suunnittelija). Jokaisella järjestelmän käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, ja järjestelmään voi kirjautua vain Kaapatut Lapset ry:n tiloissa. Järjestelmä on kattojärjestömme Ensi- ja turvakotien liiton jäsenyhdistysten yhteinen ja liiton ylläpitämä sähköinen asiakastietojärjestelmä. Järjestelmä toimii palveluntoimittaja Netproce Oy:n palvelimella, jonka varmuuskopiointi ja tietoturvapäivitykset on hoidettu asianmukaisesti.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee esittää henkilökohtaisesti tai lähettää kirjallisesti postitse tai sähköpostitse rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

Postiosoite:
Kaapatut Lapset ry, asiakasrekisterivastaava
Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki

S-posti: tarja.raisanen@kaapatutlapset.fi, viestiaiheeksi ”Asiakasrekisteriasiat”

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan asiakkaalle ja/tai oikaisemaan virheelliset tiedot viivytyksettä tai vähintään EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterinpitäjällä on yllä mainittuun rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun viitaten oikeus säilyttää rekisterissä olevan henkilön asiakastiedot. Asiakas voi pyytää milloin tahansa yhteystietojensa poistamisen yhdistyksen asiakasyhteystietorekistereistä (MailChimp-sähköpostipalvelun tai Outlook-sähköpostiohjelman kautta lähetettävät kuukausi- ja tapahtumatiedotteet).

Pyynnöt tulee esittää henkilökohtaisesti tai lähettää kirjallisesti postitse tai sähköpostitse rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

Postiosoite:
Kaapatut Lapset ry, asiakasrekisterivastaava
Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki

S-posti: tarja.raisanen@kaapatutlapset.fi, viestiaiheeksi ”Asiakasrekisteriasiat”

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan asiakkaalle viivytyksettä tai vähintään EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kaapatut Lapset ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 3.5.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Kaapatut Lapset ry, Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki
puh. 050 3392 421
s-posti: toimisto(at)kaapatutlapset.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Hillamaria Tuomi-Mark
s-posti: suunnittelija(at)kaapatutlapset.fi
puh. 045 8553 055

3. Rekisterin nimi

Vapaaehtoisrekisteri (vapaaehtoisrekisteri ja yhteystietorekisterit)

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

• henkilön suostumus
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu henkilötietojen säilyttämiseksi ja yhteyden pitämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää ajanmukaisia tietoja yhdistyksen vapaaehtoisista tiedonkulun sujuvoittamiseksi työntekijöiden välillä sekä yhteydenpidon mahdollistamiseksi vapaaehtoisiin. Lisäksi tietojärjestelmään tallennettuja tietoja hyödynnetään tilastoinnissa ja raportoinnissa sekä yhdistyksen omassa toiminnan kehittämisessä ja arvioinnissa, että toiminnan rahoittajalle eli STEA:lle (Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskus) tehtävässä raportoinnissa. Kyseiset tilastotiedot eivät sisällä tunnistetietoja yksittäisestä henkilöstä. Yhteystietojen avulla tiedotamme yhdistyksen vapaaehtoistoiminnasta ja tapahtumista.

5. Rekisterin tietosisältö

Vapaaehtoisrekisteri (Netproce Oy:n hallinnoima SofiaCRM-asiakastietojärjestelmä):

• Vapaaehtoisen henkilötiedot: nimi, osoite, osoitteen turvakielto, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja vapaaehtoistehtävät yhdistyksessä (esim. lastenhoito, vertaisuus sekä mahdollisen henkilökohtaisen vertaistuettavan nimi tai hallituksen jäsenyys).

Yhteystietorekisterit (MailChimp-sähköpostipalvelun tai Outlook-sähköpostiohjelman kautta lähetettävät kuukausi- ja tapahtumatiedotteet):

• Sähköpostiosoite ja nimi.

Tietoja säilytetään SofiaCRM-asiakastietojärjestelmässä viisi vuotta viimeisestä päivityksestä. Järjestelmän käytöstä tallentuu lokitiedot.

Yhteystietorekisterien tietoja säilytetään niin kauan, kun henkilö haluaa vastaanottaa yhdistykseltä sähköpostia.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saamme vapaaehtoisen omalla ilmoituksella viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas tai häntä edustava henkilö luovuttaa tietoja. Tietojen tallentaminen asiakasrekistereihin perustuu vapaaehtoisen suostumukseen.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Sofia-asiakasrekisterijärjestelmään tallennettuja tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ellei asiakas itse sitä pyydä.

MailChimp-sähköpostipalvelussa säilytettävät yhteystiedot (sähköpostiosoite ja nimi) siirtyvät EU:n ulkopuolelle. Palvelu noudattaa USA:n ja EU:n välistä yksityisyydensuojan sertifikaattia. Ks. lisää MailChimpin tietoturvasta ja yksityisyydensuojasta.

Outlook-sähköpostiohjelmassa säilytettävät yhteystiedot (sähköpostiosoite ja nimi) voivat siirtyä EU:n ulkopuolelle. Ks. Microsoftin tietosuojalauseke.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käsittelemme rekisterejämme salasanoin, asianmukaisin tietoturvaohjelmin ja palomuurein suojatuissa tietokoneissa. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

SofiaCRM-asiakastietojärjestelmään tallennettuja tietoja pääsevät käsittelemään vain siihen oikeutetut yhdistyksen työntekijät (toiminnanjohtaja ja suunnittelija). Jokaisella järjestelmän käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, ja järjestelmään voi kirjautua vain Kaapatut Lapset ry:n tiloissa. Järjestelmä on kattojärjestömme Ensi- ja turvakotien liiton jäsenyhdistysten yhteinen ja liiton ylläpitämä sähköinen asiakastietojärjestelmä. Järjestelmä toimii palveluntoimittaja Netproce Oy:n palvelimella, jonka varmuuskopiointi ja tietoturvapäivitykset on hoidettu asianmukaisesti.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee esittää henkilökohtaisesti tai lähettää kirjallisesti postitse tai sähköpostitse rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

Postiosoite:
Kaapatut Lapset ry, vapaaehtoisrekisterivastaava
Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki

S-posti: suunnittelija@kaapatutlapset.fi, viestiaiheeksi ”Vapaaehtoisrekisteriasiat”

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan ja/tai oikaisemaan virheelliset tiedot viivytyksettä tai vähintään EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterinpitäjällä on yllä mainittuun rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun viitaten oikeus säilyttää rekisterissä olevan henkilön tiedot. Henkilö voi pyytää milloin tahansa yhteystietojensa poistamisen yhdistyksen yhteystietorekistereistä (MailChimp-sähköpostipalvelun tai Outlook-sähköpostiohjelman kautta lähetettävät kuukausi- ja tapahtumatiedotteet).

Pyynnöt tulee esittää henkilökohtaisesti tai lähettää kirjallisesti postitse tai sähköpostitse rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

Postiosoite:
Kaapatut Lapset ry, vapaaehtoisrekisterivastaava
Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki

S-posti: suunnittelija@kaapatutlapset.fi, viestiaiheeksi ”Vapaaehtoisrekisteriasiat”

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan viivytyksettä tai vähintään EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kaapatut Lapset ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 31.5.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Kaapatut Lapset ry, Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki
puh. 050 3392 421
s-posti: suunnittelija(at)kaapatutlapset.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Hillamaria Tuomi-Mark
s-posti: suunnittelija(at)kaapatutlapset.fi
puh. 045 8553 055

3. Rekisterin nimi

Yhteystietorekisteri uutiskirjeen tilaajista

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tiedottaa uutiskirjeen tilaajaa yhdistyksen ajankohtaisista asioista, toiminnasta ja tapahtumista.

5. Rekisterin tietosisältö

MailChimp-sähköpostipalvelun kautta lähetettävät kuukausi- ja tapahtumatiedotteet: sähköpostiosoite ja nimi.

Yhteystietorekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kun henkilö haluaa vastaanottaa yhdistykseltä uutiskirjeitä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saamme vapaaehtoisen omalla ilmoituksella viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista, verkkosivujen kautta lähetettävällä lomakkeella ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietoja. Tietojen tallentaminen rekisteriin perustuu henkilön suostumukseen.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

MailChimp-sähköpostipalvelussa säilytettävät yhteystiedot (sähköpostiosoite ja nimi) siirtyvät EU:n ulkopuolelle. Palvelu noudattaa USA:n ja EU:n välistä yksityisyydensuojan sertifikaattia. Ks. lisää MailChimpin tietoturvasta ja yksityisyydensuojasta.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käsittelemme rekisterejämme salasanoin, asianmukaisin tietoturvaohjelmin ja palomuurein suojatuissa tietokoneissa. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee esittää henkilökohtaisesti tai lähettää kirjallisesti postitse tai sähköpostitse rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

Postiosoite:
Kaapatut Lapset ry, uutiskirjevastaava
Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki

S-posti: suunnittelija@kaapatutlapset.fi, viestiaiheeksi ”Uutiskirjeen tilausasiat”

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan ja/tai oikaisemaan virheelliset tiedot viivytyksettä tai vähintään EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilö voi pyytää milloin tahansa yhteystietojensa poistamisen yhdistyksen yhteystietorekisteristä.

Uutiskirjeen tilauksen voi peruuttaa uutiskirjeessä olevan linkin kautta. Vaihtoehtoisesti tilauksen voi peruuttaa esittämällä siitä pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti postitse tai sähköpostitse rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

Postiosoite:
Kaapatut Lapset ry, uutiskirjevastaava
Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki

S-posti: suunnittelija@kaapatutlapset.fi, viestiaiheeksi ”Uutiskirjeen peruutus”

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan viivytyksettä tai vähintään EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kaapatut Lapset ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 31.5.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Kaapatut Lapset ry, Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki
puh. 050 3392 421
s-posti: toimisto(at)kaapatutlapset.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Torsti Henttinen
s-posti: toimisto(at)kaapatutlapset.fi
puh. 050 3392 421

3. Rekisterin nimi

Tapahtumailmoittautumisrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

• henkilön suostumus
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakastietojen säilyttämiseksi ja yhteyden pitämiseksi
• muut tapahtuman järjestämiseen liittyvät säädökset ja velvoitteet.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää ajanmukaisia tietoja yhdistyksen tapahtumiin ilmoittautuneista henkilöistä sekä yhteydenpito kyseisiin henkilöihin. Lisäksi rekisteriin tallennettuja tietoja hyödynnetään tilastoinnissa ja raportoinnissa sekä yhdistyksen omassa toiminnan kehittämisessä ja arvioinnissa, että toiminnan rahoittajalle eli STEA:lle (Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskus) ja/tai muille rahoittajille tehtävässä raportoinnissa. Kyseiset tilastotiedot eivät sisällä tunnistetietoja yksittäisestä henkilöstä.
Mikäli tapahtuma sisältää yöpymisiä tai muita kolmannelta osapuolelta hankittuja matkapalveluita, olemme velvoitettuja ilmoittamaan tapahtumaan osallistuvien henkilöiden tietoja palvelunjärjestäjälle.

5. Rekisterin tietosisältö

Tapahtumasta riippuen voimme kerätä Microsoft Forms -lomakepalvelun tapahtumailmoittautumislomakkeen kautta seuraavia tietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asuinkunta, kansalaisuus, ikä/ikäryhmä, mahdolliset mukana osallistuvat lapset ja muut henkilöt sekä heidän tietonsa, allergiat tai ruokavaliot ja muut henkilön ilmoittamat tiedot.
Keräämme kunkin tapahtuman yhteydessä vain tapahtuman järjestämisen kannalta oleelliset tiedot.

Tietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saamme vapaaehtoisen omalla ilmoituksella viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista, verkkosivujen kautta lähetettävällä lomakkeella ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietoja. Tietojen tallentaminen rekisteriin perustuu henkilön suostumukseen.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Microsoft Forms -lomakepalvelun kautta saatavat henkilötiedot voivat siirtyä EU:n ulkopuolelle. Ks. Microsoftin tietosuojalauseke.

Rekisteritietoja luovutetaan Opintokeskus Siviksen koulutuksen ohjausjärjestelmään Sivisverkkoon.

Mikäli tapahtuma sisältää yöpymisiä tai muita kolmannelta osapuolelta hankittuja matkapalveluita, olemme velvoitettuja luovuttamaan palvelunjärjestäjälle tapahtumaan osallistuvien henkilöiden tietoja, joita ovat nimi, syntymäaika, mahdolliset mukana tulevien lasten ja muiden henkilöiden tiedot sekä palvelusta riippuen myös osallistujan kansalaisuus.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käsittelemme rekisterejämme salasanoin, asianmukaisin tietoturvaohjelmin ja palomuurein suojatuissa tietokoneissa. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee esittää henkilökohtaisesti tai lähettää kirjallisesti postitse tai sähköpostitse rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

Postiosoite:
Kaapatut Lapset ry, tapahtumailmoittautumiset
Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki

S-posti: toimisto@kaapatutlapset.fi, viestiaiheeksi ”Tapahtumailmoittautumisasiat”

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan ja/tai oikaisemaan virheelliset tiedot viivytyksettä tai vähintään EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterinpitäjällä on yllä mainittuun rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun ja muihin säädöksiin viitaten sekä velvollisuus säilyttää rekisterissä olevan henkilön tiedot, että oikeus rajoittaa jäsenen oikeutta pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.