Asiakastietolaki astui voimaan 1.11.2021 ja korvasi lain sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä. Yksi iso velvoite on lain 7 §:ssä: Yksityisen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajan on liityttävä valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttäjäksi, jos sillä on käytössään asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn tarkoitettu tietojärjestelmä.

Olemme kehittäneet Sofia CRM -järjestelmäämme yhteistyössä Netproce Oy:n kanssa systemaattisesti kohti tätä muutosta ja olemme nyt valmiina I- ja II-vaiheen vaadittavien määritysten osalta. Järjestelmä on Valviran A-luokkaan rekisteröity asiakastieto- ja toiminnanohjausjärjestelmä.

Olemme olleet etulinjassa kehittämässä Kanta-kokonaisuutta ja nyt voimme hyödyntää sitä asiakasasiakirjojen rakenteellisessa dokumentoinnissa. Turvakotitoiminnan osalta olemme siirtymässä Kanta-arkistoon vuoden 2023 aikana. Pilotointi alkaa tänä vuonna. Asiakaspinnassa oleville työntekijöille tämä tuo selkeyttä ja yhtenäisyyttä järjestelmän käyttöön.

Kehitystyössä olemme saaneet hienoja tuloksia aikaan

1. Netproce on kehittänyt Sofian laskutustoimintoja vastaamaan entistä paremmin palveluntuottajien ja tilaajatahojen vaatimuksiin.

Uudistettujen sopimusten, hinnastojen ja asiakaskohtaisten hallintatyökalujen avulla laskutus saadaan toimimaan monimutkaisissakin kokonaisuuksissa vaivattomasti. Sofian laskutusominaisuudet integroituvat helposti myös käytössä oleviin taloushallintojärjestelmiin, mikä automatisoi laskutusprosesseja ja vähentää manuaalisen työn määrää. Sofian laskutusominaisuuksia käyttävien jäsenyhdistystemme toivotaan olevan yhteydessä Netproceen nykytilanteen tarkistamiseksi ja toimenpiteiden kartoittamiseksi. 

2. Nettiajanvarausjärjestelmän käyttöönotto Sofiassa on madaltanut asiakkaiden palveluihimme hakeutumista.

Matalalla kynnyksellä ajanvaraus mahdollistaa asiakkaalle mahdollisesti ensimmäisen kontaktin palveluntarjoajaan ja sitä kautta avunsaannin aukeamisen.

3. Sofian käyttöliittymää on mukautettu toimimaan entistä paremmin mobiililaitteilla, kuten puhelimilla ja tableteilla.

Uusi käyttöliittymä sisältää jo tärkeimmät ominaisuudet asiakaskirjausten hallinnointiin. Etenkin tiedon hakeminen ja suodattaminen on uudessa käyttöliittymässä joustavampaa ja monipuolisempaa.

Kehitystyötä tarvitaan jatkuvasti

Asiakastietojärjestelmien kehittäminen on jatkuva prosessi. Tänään uusi toiminnallisuus voi olla jo huomenna vanha. Kehittämisessä on huomioitava asiakkaiden, käyttäjien ja organisaatioiden tarpeet. Kehittäminen on siis laaja-alaista, moniulotteista ja lait huomioivaa työtä.

Kehitys jatkuu tiiviissä yhteistyössä Netprocen kanssa myös jatkossa. Edellä mainittujen kokonaisuuksien lisäksi Sofiaa kehitetään tiedolla johtamisen ja vaikuttavuuden osoittamisen näkökulmasta. Tulevaisuudessa järjestelmä tuo entistä paremmin näkyviin palveluiden ja asiakkaiden kokonaistilanteen, ohjaten toimintaa organisaation strategian ja tavoitteiden mukaiseen suuntaan.

Olemme hyvässä vauhdissa kehittämistyössämme ja valtakunnallisesti järjestötoiminnan kärkikastissa. Pidetään siis yhdessä huolta siitä, että vauhtimme pysyy ja tuottaa meille kilpailuetua myös tulevaisuuteen.

Lue lisää: https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2021/20210784

Jussi Pulli

Kirjoittaja: Jussi Pulli

Jussi Pulli toimii kehittämispäällikkönä Ensi- ja turvakotien liiton Ero lapsiperheessä tiimissä. Sofia asiakastietojärjestelmän vastuuhenkilö. Tietosuojavastaava